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The Minto Pyramid Principle
Logic in writing, thinking and problem solving

I. Lógica en la escritura.

II. Lógica en el pensamiento.

III. Lógica en solución de problemas.

IV. Lógica en presentaciones.

BIBLIOGRAFIA

Casa Publicadora: Minto International
Autor: Barbara Minto. ISBN:0960191038

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RESUMEN

Cuando recibimos información, de forma inmediata nuestra mente empieza a ordenarla y agruparla para poder comprenderla, este proceso de agrupamiento y agrupamiento de ideas es básico para entender.

El tener un procedimiento adecuado tanto para escribir, como para pensar, como para solucionar problema y plasmar las ideas adecuadas de la forma correcta en una presentación es clave del éxito

The Minto Pyramid Principle
Logic in writing, thinking and problem solving
Barbara Minto
Minto International Inc.

Primera parte: Lógica en la escritura

La primera parte del libro describe como el Principio de la Pirámide de Minto ayuda a estructurar ideas para que puedan ser comunicadas de forma ordenada y lógica.

¿Porqué una estructura piramidal?

Cuando recibimos información, de forma inmediata nuestra mente empieza a ordenarla y agruparla para poder comprenderla, este proceso de agrupamiento y agrupamiento de ideas es básico para entender.

Si consideramos que por lo general el ser humano puede pensar simultáneamente en un número limitado de ideas (en promedio siete), facilitaremos el proceso de entendimiento de nuestros lectores en la medida en que comuniquemos nuestras ideas de forma ordenada y hagamos explícito el orden que se busca para agruparlas.

La pirámide de Minto se basa en los planteamientos anteriores y tiene la siguiente mecánica: Se presentan las ideas principales o más abstractas antes de presentar las ideas que las soportan. La presentación de ideas conforma una pirámide con grupos de ideas relacionadas por una idea que las sintetiza. Dentro de esa estructura piramidal, las ideas se relacionaran de forma vertical –en cualquier punto de la estructura siempre existe un sumario de las ideas agrupadas abajo- y horizontal –las ideas agrupadas presentan siempre un orden lógico-.


Así, la mejor manera de comunicar las ideas es siguiendo las “tres reglas de la pirámide”:

• Las ideas de cada nivel sintetizan las ideas del nivel inferior.
• Las ideas de cada grupo deben ser lógicamente las mismas.
• Las ideas dentro de cada grupo deben de ser agrupadas de forma lógica.

Las subestructuras dentro de la pirámide

La clave para tener una escritura clara es insertar las ideas en la pirámide y probarla contra las reglas antes de iniciar la escritura, sin embargo, no siempre tenemos definidas y delimitadas las ideas que queremos comunicar, para lo cual la estructura de la pirámide nos puede ayudar.

Dentro de la pirámide, las cajas contienen las ideas. Cada idea es un argumento que debe generar una pregunta en la mente del lector, la cual deberá de ser contestada en forma de diálogo por las ideas de soporte (relación vertical), por su parte, las ideas de soporte deben de contestar la pregunta en la mente del lector a través de un proceso que puede ser deductivo (premisa 1, premisa 2, premisa n,... conclusión) o inductivo (idea relacionada 1, idea relacionada 2, idea relacionada n,... inferencia). La respuesta de las preguntas debe ser deductiva o inductiva pero no ambas (relación horizontal).

El tercer elemento de la pirámide que puede ayudar a estructurar las ideas a comunicar es la introducción, en la que se cuenta una historia que le recuerda al lector la pregunta fundamental que el documento quiere contestar. La historia puede ser una situación con la que el lector se sienta familiarizado con una complicación que también le sea familiar al lector. Esta complicación debe disparar la pregunta a la cual debe de contestar el documento (caja superior de la pirámide).

Cómo construir una pirámide

Se puede construir una pirámide de arriba hacia abajo o viceversa.

Pirámide de arriba hacia abajo

Para construir una pirámide de arriba abajo se deben de seguir los siguientes pasos:

1. Identificar el objetivo.
2. Decidir la pregunta.
3. Definir la respuesta a la pregunta.
4. Identificar una situación relacionada con la pregunta.
5. Desarrollar la complicación de la situación.
6. Revisar que la situación y la complicación provocan la pregunta que se definió.
7. Definir la contestación de la pregunta de forma deductiva o inductiva.
8. Repetir el proceso de pregunta y respuesta a este nivel.

Este proceso obliga a quien escribe a plasmar únicamente la información relevante al lector con la ventaja de que es muy fácil de comprender.

Pirámide de abajo a arriba

En este caso se tiene una serie de ideas dispersas que se quieren ordenar y estructurar:

1. Listar todas las ideas que se quieren comunicar.
2. Establecer las relaciones que existen entre ellas.
3. Una vez agrupadas, obtener las conclusiones principales.
4. Con las conclusiones definidas, escribir la introducción.

Sugerencias:

• Intentar primero construir la pirámide de arriba hacia abajo.
• Utilizar la situación como el punto de partida para pensar a través de la introducción.
• Siempre utilizar cronología durante la introducción
• Limitar la introducción a aspectos con los que puede coincidir el lector.

Puntos finos en introducciones

Las introducciones deben ser escritas con el objetivo de recordarle al lector de qué se trata lo que está leyendo.

Como se mencionó anteriormente, la introducción debe de contener una situación y una complicación, las cuales deben de generar una pregunta que eventualmente será respondida. La longitud de la introducción depende de las demandas del tema. Así, el formato de la introducción podría expresarse como: Situación, Complicación, Pregunta.

Finalmente, la idea es válida también para las diversas partes del escrito, en las que puede ser conveniente escribir mini introducciones al inicio de cada idea principal de soporte.

Diferencia entre deducción e inducción

El argumento deductivo presenta una serie de razonamientos donde el segundo razonamiento comenta al primero y el tercero las implicaciones de los dos primeros. El sumario de un argumento deductivo considera el último razonamiento y agrega un “por lo tanto” a los dos primeros puntos. En el caso de la argumentación inductiva, se junta un grupo de conclusiones, se consideran las similaridades entre ellas y se llega a una conclusión. Para la línea clave (ideas de soporte principales) es preferible presentar el razonamiento inductivo ya que estas deben de contestar a la pregunta principal del documento.

Segunda parte: Lógica en el pensamiento

Cuando se define la línea clave (ideas de soporte principales), en ocasiones se comenten dos errores: se presenta una lista de puntos que no tienen relación entre ellos o se hacen aseveraciones vacías que no revelan el contenido de lo que se va a exponer.

La tendencia a listar las ideas principales parece universal, y es una buena técnica para tener una aproximación de lo que se piensa, sin embargo, lo mejor es no detenerse ahí sino asegurarse que las ideas que se exponen tienen una lógica intrínseca que pueda ser expresada de forma lógica y que exista un orden en las ideas. El reto es que las ideas que se presentan realmente sinteticen el contenido de lo que se quiere comunicar, empezando por las ideas clave y una vez que se tienen las principales categorías buscar un orden lógico que las relacione.

La lógica en el pensamiento es en grandes rasgos: ordenar las ideas y luego sintetizarlas.

Definiendo orden lógico

En cualquier grupo de ideas, el orden lógico refleja cómo se agruparon, además de que nos ayuda a asegurar que no se dejaran de lado ideas importantes.

Existe una relación entre la fuente de la agrupación de ideas y el orden en el que se pueden poner:

¿Cómo se agruparon las cosas?
¿Qué orden se debe seguir?
Determinando las causas y los efectosOrden cronológico
Dividiendo el todo en sus partesOrden estructural
Clasificando las cosas
Orden de importancia

Así, en general, las ideas se pueden ordenar de forma cronológica (presentando eventos, procesos, causas y efectos), de forma estructural (en función de una estructura definida, por ejemplo: puestos, catálogos, tipos de funciones, grupos de funcionamiento, etc.), o por orden de importancia (en función de criterios de relevancia). Si no existe ninguno de estos órdenes en los grupos de ideas, quiere decir que, o no están relacionados lógicamente o que las ideas están incompletas.

Para probar el orden en una lista de ideas se puede sintetizar cada punto en una frase que defina la esencia de la idea, agrupar aquellas que se parecen y ordenarlas de acuerdo a los criterios definidos anteriormente.

Sintetizando ideas agrupadas

Como se ha mencionado, las ideas de cada nivel deben de ser un sumario de las ideas del nivel inferior. Cuando sintetizamos o “sumarizamos” las ideas del nivel inferior estamos completando el ejercicio de pensamiento: Creamos una pregunta en la mente de la persona con la que queremos comunicarnos y luego la contestamos. El objetivo es que las ideas principales realmente presenten la esencia de lo que se quiere comunicar.

Existen reglas que se deben de seguir para lograr una adecuada agrupación de ideas:

• Se deben evitar aserciones vacías, es decir, hacer aseveraciones que no sintetizan la esencia de las ideas agrupadas después sino que simplemente describen el tipo de ideas que serán discutidas. La agrupación y sintetización de las ideas subsecuentes estimulan a pensar al lector, mientras que hacer aseveraciones que no se relacionan con las ideas posteriores son aburridas y pueden perder al lector.
• No se pueden sintetizar las ideas a menos que sean MECE (Mutuamente Excluyentes de otras y Colectivamente Exhaustivas de las ideas que se quieren exponer).

En caso de que se tenga un grupo de ideas que impliquen acciones, se debe de identificar la esencia de cada acción (qué se va a hacer), definir un orden cronológico (qué secuencia se debe de seguir). Finalmente, se debe hacer explícito el efecto directo que tendrán.

Las ideas que describen situaciones deben de agruparse por similaridades en las que discutan el mismo tipo de tema, estructura de las frases, de verbo (hacer, tener, desarrollar, etc.). Finalmente, se debe definir que implican las similaridades.

Tercera parte: Lógica en solución de problemas

Utilizar una introducción en la que se describe una situación- complicación- pregunta para luego contestarla con ideas ordenadas y agrupadas puede ayudar a estructurar el pensamiento, sin embargo, en muchas ocasiones se deben desarrollar documentos o presentaciones cuyo objetivo es solucionar un problema y cuyo desarrollo implica varias semanas de trabajo en equipos numerosos, con materiales y datos muy extensos y complejos donde se tiene que procesar una gran cantidad de ideas antes de poder determinar el mensaje que se quiere comunicar.

Los documentos orientados a la solución de problemas normalmente quieren responder a una de las siguientes preguntas:

• ¿Qué debemos hacer? (si la situación no es conocida).
• ¿Debemos hacerlo? (si se conoce una alternativa de solución).
• ¿Cómo debemos hacerlo? ¿Cómo le vas a hacer? (si la solución es conocida y aceptada).

En todo documento la introducción define la naturaleza del problema que generó la pregunta, después de la cual, la pirámide presenta una serie de “pasos” o “razones” (en algunas razones los argumentos deductivos) que se obtuvieron al analizar el problema para encontrar la solución. El pensamiento requerido para identificar esos pasos o razones inicia antes de que se tengan las ideas a comunicar. Idealmente se debe de seguir un proceso secuencial:

El secreto para poder comunicar adecuadamente este tipo de estudios es definir adecuadamente el problema y estructurar el análisis para que se facilite su traducción a la pirámide.

Sin embargo, esos pasos pueden ser una tarea compleja por las grandes cantidades de información que se manejan, la tentación de enfocarse en detalles sin importancia y el gran número de soluciones que se pueden encontrar. En los siguientes dos apartados se presentan marcos conceptuales que ayudan a minimizar la confusión y a trabajar de forma más eficiente.

Definición del problema

Cuando se ha decidido que se tiene un problema, generalmente se debe a que existe la percepción de una brecha entre los resultados actuales y los resultados deseados.

Para definir el problema primero se debe conocer la situación original o el área dentro de la cual ocurrió el problema, después, identificar un evento (o eventos) que afectaron la estabilidad del área. Una vez que se definió lo anterior, se pueden definir los resultados obtenidos (R1), los resultados deseados (R2) y las soluciones que se han propuesto (si existen) para obtener los resultados deseados, lo cual disparará una pregunta: ¿qué se debe hacer para solucionar el problema?.

Una vez que se han definido los puntos anteriores, se ha identificado el problema, el cual se puede convertir en una introducción al documento final y el cual debe de cerrar con la complicación que se quiere solucionar.

Estructurando el análisis del problema

Para lograr generar conclusiones y acciones a seguir de forma más eficiente es necesario estructurar los esfuerzos iniciales de forma que los resultados sean coherentes lógicamente, esto no es lo común, normalmente, las personas integran toda la información disponible y posponen cualquier conclusión hasta que tienen todos los datos y cifras en un solo lugar. Esa actividad se puede hacer, pero implica trabajo extra que no genera valor.

En la medida en que se tenga una intención y un marco de referencia para dirigir el análisis y centrar el pensamiento se facilitará el proceso de solución y presentación de los procesos. A continuación se presentan algunas herramientas de diagnóstico que pueden ayudar a estructurar la solución del problema.

Como se mencionó anteriormente, existen tres formas en las que se pueden ordenar las ideas: por causa y efecto, división y clasificación, a partir de estas se desarrollaron marcos de pensamiento que pueden ayudar a encontrar las causas de los problemas:

• Mostrar las unidades que interactúan en el sistema: Desarrollar un diagrama de como debería de funcionar el sistema y cómo funciona en realidad, de esa forma se pueden determinar las preguntas que se necesitan contestar o se pueden identificar las causas de los problemas.
• Búsqueda de causas y efectos: Identificar las actividades, elementos o tareas que generan un resultado particular. Se puede lograr mostrando niveles de elementos financieros, tareas o actividades.
• Clasificación de las posibles causas: Pensar una serie de posibles actividades que pudieran estar relacionadas con el problema y contestar si están o no afectando para lograr el desempeño deseado.

Una vez que se hizo un diagrama de la estructura del problema, se debe de recolectar la información que esté relacionada con lo elementos descritos y definir hipótesis de las causas probables del problema. Finalmente, se proponen los árboles lógicos para generar alternativas de solución y hacer explícitas las relaciones inherentes en las listas de ideas. Los árboles lógicos se desarrollan de la siguiente manera:

1. A cada causa probable se le relaciona una lista de posibles soluciones.
2. Las posibles soluciones a su vez se descomponen en elementos más simples, los cuales presentan soluciones más puntuales.
3. Se repiten los puntos 1 y 2 hasta que se han agotado las posibles soluciones.

Cuarta parte: Lógica en presentaciones

Una vez que se trabajó con la pirámide para escribir documentos, se puede utilizar la herramienta para asegurar que cuando se hagan presentaciones, se asegure que el mensaje llegue al receptor. El formato de las presentaciones dependerá de su longitud y el número de personas que lo recibirán.

Longitud del mensajeAuditorioRecomendación
Corto Pequeño Prosa de un memorando y enviarlo directamente al auditorio para que lo lean directamente.
CortoNumerosoViñetas
LargoNumerosoDiapositivas

Independientemente del formato, se debe de asegurar que se presenten las ideas de forma que se refuerce visualmente la lógica de la pirámide y sus relaciones. El ojo del lector siempre identifica la lógica del mensaje antes de que la mente lo comprenda, por lo tanto, se debe de utilizar la forma visual para reforzar lo que la mente recibe.

Reflejando la pirámide en una página:

Se pueden utilizar dos elementos para comunicar la lógica del mensaje: por medio de jerarquías y transiciones entre las ideas del documento.

La primera idea tiene que ver con el formato que se utilizará para comunicar las ideas. Para mostrarle al ojo del lector una lógica visual se deben resaltar las jerarquías de ideas, esto se puede hacer por medio de encabezados, indentaciones, subrayados y numeración: Las idea principales debe ir en los encabezados, para separar las ideas secundarias hay que indentarlas en función de su importancia. Los subrayados sirven para resaltar aspectos importantes y la numeración mostrar los elementos de una idea.

Una vez que se escribió la introducción y que se definió el formato, se debe de escribir una pequeña introducción antes de presentar cada idea principal. En documentos más largos se debe de hacer pausas periódicas para que el lector sepa en donde está y hacia adonde se le quiere llevar. Para relacionar las ideas se pueden utilizar la técnica de una historia corta, o de una referencia hacia una idea ya vista. Incluso, si se trata de capítulos muy grandes, se pueden hacer sumarios de las ideas a lo largo del desarrollo.

Reflejando la pirámide en pantalla:

Las presentaciones son para públicos que se pueden distraer o perder el interés, por eso, el objetivo de las presentaciones debe ser “entretener” a la audiencia, para lograrlo, se deben de cumplir un mínimo de elementos:

• Las láminas de texto deben de contener únicamente las ideas más significantes, apropiadamente agrupadas y sintetizadas, escritas de la forma más breve posible.
• Se deben de soportar con gráficos claros: gráficas, tablas o diagramas.
• Reflejando un guión bien pensado y escrito.

Se utilizan dos tipos de diapositivas en una presentación: de texto y gráficos, con un balance ideal de 10% texto y 90% gráficos, siguiendo las siguientes reglas:

• Para presentar la estructura de la presentación se deben utilizar diapositivas de texto.
• Para enfatizar grupos importantes de pensamientos, tales como conclusiones, recomendaciones o siguientes pasos se utilizan diapositivas de texto.
• Para demostrar relaciones que no pueden ser fácilmente mostradas por medio de texto o palabras, se utilizan los gráficos.

El diseño de las láminas de texto debe ser tan corto y directo como sea posible, con la idea principal en el encabezado o la parte más visible.

Las diapositivas de gráficos deben de contestar cinco tipos de preguntas:

• ¿Cuáles son los elementos?.
• ¿Cómo se comparan (con el total, con respecto a los otros elementos, en el tiempo)?
• ¿Qué o cómo ha cambiado?
• ¿Cómo están distribuidos los elementos?
• ¿Cómo se correlacionan los elementos?

Para contestar esas preguntas, se presenta la respuesta en el encabezado de la lámina y se escoge la lámina más apropiada para mostrar el punto:

• Elementos: Organigrama o gráfica de procesos.
• Comparaciones: Participación contra el total (circular-pay), con respecto a los demás (barras horizontales), con respecto a un periodo de tiempo definido (barras verticales)
• Cambios: Tendencia contra el tiempo, barras verticales con periodos similares.
• Distribución: Línea relacionando dos elementos, barras con dos elementos.
• Correlaciones: Barras verticales con dos ejes, tendencias.

Finalmente, es recomendable elaborar un guión empezando por la pirámide, y definiendo las principales ideas que se quieren comunicar en qué orden se presentarán y qué conclusiones se quieren comunicar.


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